Kế hoạch, kịch bản tổ chức kỷ niệm thành lập công ty ấn tượng

Tổ chức kỷ niệm thành lập công ty thành công là một trong những chìa khóa quan trọng để doanh nghiệp tạo ấn tượng và ghi dấu ấn tốt đẹp với đối tác, khách hàng và đội ngũ nhân viên công ty. Vậy làm thế nào để có thể tổ chức kỷ niệm 10 năm thành lập công ty, kỷ niệm thành lập công ty ấn tượng và thành công nhất?

Ngay sau đây Hashtagcamtay sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết lễ kỷ niệm thành lập công ty và cách lên kế hoạch và kịch bản tổ chức sự kiện ấn tượng nhất nhé!

Ý nghĩa của lễ kỷ niệm thành lập công ty

Kỷ niệm thành lập công ty là một dịp lễ quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Lễ kỷ niệm thành lập công ty là sự kiện được tổ chức mỗi 5 năm, 10 năm, 20 năm… là những khoảng thời gian đánh dấu mốc quan trọng trên chặng đường hình thành và phát triển của một doanh nghiệp.

Lễ kỷ niệm thành lập công ty sẽ có sự tham gia của các đối tác, khách mời và cả đơn vị truyền thông nhằm mục đích:

• Kỷ niệm, ghi dấu chặng đường phát triển, chúc mừng thành công cho doanh nghiệp
• Là cơ hội để công ty thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với đối tác, khách hàng và các nhà đầu tư
• Là cơ hội để ban lãnh đạo gửi lời cảm ơn, tuyên dương đến đội ngũ công nhân viên đã đóng góp hết mình và gắn bó lâu dài với công ty.
• Là cơ hội để marketing truyền thông doanh nghiệp hiệu quả, góp phần quảng bá thương hiệu và thiết lập được sự quan tâm, mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác tiềm năng
• Thúc đẩy và phát triển tinh thần đội ngũ nhân viên, ghi nhận đóng góp cống hiến của đội ngũ nhân viên và có thể truyền lửa, nhiệt huyết đến những cán bộ nhân viên trong công ty.
• Khẳng định vị thế, thương hiệu và sức mạnh của doanh nghiệp: Những buổi lễ kỷ niệm 10 năm thành lập công ty, 20 năm thành lập công ty… giúp doanh nghiệp củng cố địa vị, thể hiện đẳng cấp. Đặc biệt là với những doanh nghiệp ghi điểm trong mắt khách hàng nhờ mức độ uy tín, chuyên nghiệp và lịch sử hoạt động lâu dài.

Hướng dẫn lập kế hoạch tổ chức sự kiện từ A – Z

Bạn đã hiểu rõ vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của buổi lễ kỷ niệm thành lập công ty. Vậy làm cách nào để buổi lễ trọng đại này thành công rực rỡ, truyền cảm hứng và tạo nên mối quan hệ sự kết nối bền vững của công ty, doanh nghiệp đến các đối tác, khách hàng và đội ngũ CBCNV trong công ty?

Chúng ta hãy cùng bắt tay vào lập một kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp ngay dưới đây!

Bước 1: Xác định chủ đề lễ kỷ niệm

Để có một buổi lễ kỷ niệm ấn tượng thì trước hết bạn cần xác định chủ đề chính cho sự kiện. Chủ đề sẽ là yếu tố quyết định đến quá trình triển khai ý tưởng, thiết kế trang trí sự kiện, làm kịch bản, xây dựng trò chơi… đảm bảo thống nhất và phù hợp với chủ đề.

Chủ đề của lễ kỷ niệm thành lập công ty có thể căn cứ vào cột mốc kỷ niệm, hoặc đặc điểm ngành nghề, sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

Bước 2: Xác định đối tượng khách mời tham dự sự kiện

Tùy theo quy mô tổ chức mà mỗi công ty sẽ có các nhóm đối tượng khách mời khác nhau bao gồm: đối tác khách hàng, nhà đầu tư, đơn vị truyền thông, các khách mời, đội ngũ CBNV công ty…

Bạn cần lên kế hoạch khách mời cụ thể bao gồm:

• Các nhóm khách mời
• Số lượng khách mời
• Nội dung thiệp mời

Để tiện cho chuẩn bị thiệp mời, lời mời, lên kế hoạch đặt tiệc, kế hoạch đón tiếp.

Bước 3: Xác định thời gian, địa điểm tổ chức

Thời gian địa điểm tổ chức cần đảm bảo thuận lợi để tất cả khách mời và CBCNV công ty  có thể góp mặt đầy đủ.

Thời gian tổ chức sự kiện:

• Hạn chế các ngày đi làm vì có thể khiến các khách mời khó khăn trong việc bố trí thời gian hoặc phải tham gia sớm hoặc về sớm không thể đi xuyên suốt sự kiện.
• Tổ chức vào buổi tối sau khi nhân viên đi làm vì không nhất thiết tổ chức đúng ngày sinh nhật công ty để lựa chọn được thời điểm thích hợp nhất.

Địa điểm tổ chức sự kiện:

Địa điểm tổ chức cần dựa trên quy mô sự kiện và số lượng khách mời để chọn địa điểm tốt nhất đảm bảo thuận lợi cho khâu tổ chức, trang trí, đãi tiệc cho đến nhu cầu di chuyển đi lại và đỗ xe. Đối với địa điểm tổ chức tiệc sinh nhật công ty bạn nên cân nhắc đến các tiêu chí sau:

• Không gian rộng rãi, thoáng mát
• Chi phí thuê địa điểm hợp lý
• Vị trí không cách quá xa trung tâm, giao thông đi lại thuận tiện và dễ dàng đậu, đỗ, gửi xe
• Nhân sự thiết bị đi kèm đảm bảo chất lượng: Đội ngũ nhân sự có kinh nghiệm, các thiết bị đi kèm sự kiện, phụ kiện trang trí, bàn ghế… đẹp đảm bảo thẩm mỹ.

Lưu ý: Bạn nên khảo sát kiểm tra địa điểm tổ chức trước khi ra quyết định tổ chức sự kiện tại đây. Xem xét kỹ quy mô, tính chất mặt bằng, hệ thống điện nước, vệ sinh, trang thiết bị.

Bước 4: Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Kinh phí tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty cần dựa vào quy mô và nội dung tổ chức sự kiện. Bạn cần phải có sự tính toán kỹ lưỡng và phân bổ chi phí cho từng hạng mục một cách hợp lý, tránh lãng phí và phát sinh các khoản không cần thiết.

Thông thường các khoản chi phí chính để tổ chức sự kiện bao gồm:

• Chi phí cho tiệc ăn uống
• Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện
• Chi phí thuê thiết bị sự kiện
• Chi phí trang trí sự kiện

Tốt hơn hết công ty nên xác định được mức ngân sách lớn nhất và nhỏ nhất cho sự kiện để đội ngũ tổ chức cân đối, tính toán và phân bổ ngân sách cho hợp lý. Hoặc nên thuê một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thay mình chuẩn bị trọn gói mọi vấn đề.

Bước 5: Thiết kế in ấn banner, backdrop

Sau khi có đầy đủ ý tưởng chủ đề cho sự kiện, chúng ta có thể bắt đầu khâu thiết kế banner, backdrop, hashtag kỷ niệm thành lập công ty và các chi tiết liên quan khác để tạo dấu ấn điểm nhấn đặc biệt riêng có cho sự kiện.

Mỗi thiết kế cần được chau chuốt đầu tư kỹ càng về cả nội dung, thiết kế, màu sắc, kích cỡ sao cho đảm bảo thẩm mỹ, thể hiện được bản sắc riêng của doanh nghiệp và phù hợp với không gian tổ chức sự kiện.

Bước 6: Lên kịch bản tổ chức sự kiện

Để lễ kỷ niệm thành lập công ty được diễn ra một cách mượt mà thì bạn cần chuẩn bị một kịch bản sự kiện chi tiết.

Kịch bản sự kiện sẽ bao gồm tất cả các chi tiết, nội dung của buổi tiệc bao gồm: Khai mạc, chào mừng, cảm ơn, khen thưởng… trò chơi, lời cảm ơn và kết thúc chương trình. Tất cả các nội dung mà MC, người dẫn chương trình sẽ nói, giới thiệu, dẫn dắt đều phải có trong kịch bản tổ chức sự kiện.

Để lên kịch bản tổ chức sinh nhật công ty bạn có thể lựa chọn 1 trong 2 phương án sau:

• Nhân viên công ty phụ trách viết kịch bản và tổ chức sự kiện: Bạn cần giao nhiệm vụ cho một nhân viên có kinh nghiệm, tính sáng tạo để lên nội dung đầy đủ, hấp dẫn.
• Thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hỗ trợ: Phương án này giúp  bạn có một kịch bản chuyên nghiệp và hấp dẫn hơn. Và không gây áp lực lên nhân viên công ty, giúp nhân viên công ty có thể thoải mái hết mình cho buổi tiệc.

Bước 7: Lựa chọn nhân sự và thiết bị phục vụ sự kiện

Nhân sự sự kiện:

Để buổi lễ kỷ niệm được tổ chức chuyên nghiệp, bài bản thì chúng ta sẽ cần nguồn nhân lực lớn đảm nhận các vị trí khác nhau:

• Đội ngũ thiết kế, trang trí sự kiện
• Đội ngũ lễ tân phục vụ sự kiện
• Quay phim, chụp hình
• MC, ca sĩ, nhóm nhạc, nhóm múa…
• Đội hậu cần

Tùy theo nhu cầu và đặc điểm của doanh nghiệp chúng ta có thể giao nhiệm vụ cho nhân viên công ty hoặc thuê nhận sự tổ chức sự kiện trọn gói.

Thiết bị sự kiện:

Bên cạnh đó cần chuẩn bị đầy đủ các thiết bị sự kiện cần thiết (thuê hoặc mua sắm thiết bị)

• Bàn ghế sự kiện
• Hệ thống âm thanh ánh sáng
• Màn hình trình chiếu
• Đồ dùng tiệc
• Phụ kiện trang trí
• Backdrop, banner, cổng chào…
• Hoa tươi trang trí
• Và các thiết bị, dụng cụ phục vụ sự kiện khác tùy theo đặc điểm, nội dung, cách tổ chức chương trình.

Tất cả các công việc, nhiệm vụ phải được chuyên môn hóa, phân công rõ ràng và các thiết bị cần được chuẩn bị mua sắm, thuê đầy đủ, đảm bảo chất lượng để phục vụ sự kiện.

Bước 8: Chuẩn bị quà tặng, phần thưởng

Dựa trên chủ đề của lễ kỷ niệm mà doanh nghiệp cần chuẩn bị quà tặng cho các khách mời tham dự. Nên ưu tiên chọn những món quà tặng gắn với hình ảnh, sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp để ghi dấu ấn riêng và tạo ý nghĩa đặc biệt dành cho ngày lễ kỷ niệm đặc biệt.

Bước 9: Trang trí sự kiện

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các hạng mục cần thiết, trước ngày tổ chức sự kiện 1 – 3 ngày. Thì công tác chuẩn bị, dàn dựng trang trí sự kiện phải được thực hiện. Tiến hành trang trí, dàn dựng không gian tổ chức sự kiện, bố trí các khu vực, các thiết bị tổ chức sự kiện…

Bước 10: Tổng duyệt, kiểm tra và chạy thử chương trình

Tổ chức và chạy chương trình theo kịch bản sự kiện đã có. Trưởng bộ phận điều phối và kiểm soát nhân viên dựa trên nhiệm vụ đã phân chia để chạy thử chương trình. Kiểm tra checklist, timeline chương trình, chạy thử thiết bị… nếu có lỗi phải tập trung giải quyết nhanh chóng.

Mẫu kịch bản tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

Kịch bản tổ chức sự kiện là bản diễn tả chi tiết, sắp xếp các đầu mục công việc và hoạt động chi tiết của từng đầu mục. Kịch bản sự kiện cũng là toàn bộ những nội dung sẽ diễn ra xuyên suốt từ phần mở đầu cho đến kết thúc buổi tiệc.

Để buổi lễ kỷ niệm 10 năm thành lập công ty, 20 năm thành lập công ty được diễn ra mượt mà nhất thì chúng ta cần phải lên kịch bản chi tiết trên giấy tờ. Và hiện thực hóa, áp dụng trong quá trình tổ chức sự kiện.

Dưới đây Hashtagcamtay sẽ hướng dẫn bạn lập kịch bản kỷ niệm thành lập công ty chuyên nghiệp và bài bản:

1. Đón tiếp khách mời

• Đại diện công ty tiếp đón các cán bộ cấp cao của công ty
• Đón tiếp các khách mời, đối tác đặc biệt tham dự buổi tiệc

Lưu ý:

• Với tiệc lớn cần có PG, lễ tân đón tiếp dẫn khách về ghế ngồi
• Nếu có khách mời cao cấp, ban tổ chức nên dành một khu vực riêng cho khách VIP và một khu vực riêng cho báo chí truyền thông

2. Ổn định tổ chức và thông qua chương trình làm việc

• MC thu hút sự chú ý của CNV, kêu gọi khách mời ổn định chỗ ngồi chuẩn bị cho buổi tiệc được diễn ra.
• Thông qua chương trình buổi tiệc

3. Tuyên bố lý do và giới thiệu khách quý

• Tuyên bố lý do tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty thông qua một đoạn giới thiệu ngắn, thu hút
• Giới thiệu khách khách mời tham gia sự kiện

4. Trình chiếu video kỷ niệm

Với một buổi lễ kỷ niệm lớn có ý nghĩa trọng đại như ngày kỷ niệm thành lập công ty, doanh nghiệp nên chuẩn bị một video giới thiệu về chặng đường xây dựng hình thành và phát triển của doanh nghiệp.

Video và hình ảnh sẽ tạo ấn tượng dễ hơn, dễ ghi dấu ấn mạnh mẽ và dễ theo dõi hơn so với những bài diễn văn, câu chữ dài dòng.

5. Đại biểu công ty lên phát biểu

6. Khen thưởng cá nhân tập thể có thành tích xuất sắc

Vinh danh những cá nhân, tập thể có đóng góp to lớn cho công ty, khen thưởng, trao quà tặng cho nhân viên.

7. Khai tiệc nâng ly chúc mừng

• Đại diện ban lãnh đạo công ty mở rượu khai tiệc
• Mọi người giao lưu ăn uống, nâng ly chúc mừng

8. Chương trình biểu diễn nghệ thuật

Trình diễn các tiết mục văn nghệ đã chuẩn bị

9. Bế mạc và kết thúc chương trình

• MC tuyên bố kết thúc chương trình, gửi lời cảm ơn sự có mặt của các thành phần tham dự.
• Đại diện công ty lên phát biểu cảm ơn, và tuyên bố kết thúc chương trình.

Lưu ý:

Tùy theo đặc điểm, nội dung, chủ đề của từng sự kiện mà chúng ta sẽ lên kịch bản chi tiết cho từng đầu mục. Viết kịch bản chi tiết cho các nội dung, bài nói, phát biểu, lời dẫn của MC… từ đó mà toàn bộ nội dung chương trình được đảm bảo diễn ra mượt mà, trôi chảy không bị gián đoạn.

Hashtag kỷ niệm thành lập công ty đẹp, ấn tượng

Tiệc kỷ niệm thành lập công ty cũng là một dịp đặc biệt để doanh nghiệp có thể truyền thông, quảng bá thương hiệu một cách hiệu quả nhất! Để làm được điều đó thì bạn phải tập trung vào khâu truyền thông quảng cáo, đầu tư vào hình ảnh nội dung của buổi tiệc.

Tất nhiên đầu tư vào truyền thông quảng cáo: Quảng cáo trên báo đài, các trang mạng xã hội… có thể tốn kém rất nhiều chi phí. Vậy nên hiện nay doanh nghiệp luôn tìm cách kết hợp những giải pháp để truyền thông hình ảnh một cách tự nhiên tiết kiệm chi phí thông qua chính những cán bộ nhân viên công ty và những khách mời tham dự sự kiện.

Chính những hình ảnh, ảnh check in cho đến các video, video ngắn được các nhân viên công ty, khách mời, khách hàng,… hay công ty quay chụp sẽ là tư liệu quảng cáo, truyền thông tốt nhất.

Để nâng cao hiệu quả truyền thông đặc biệt thì doanh nghiệp nên bổ sung ngay những chiếc hashtag cầm tay sự kiện, hashtag công ty, hashtag liên quan đến doanh nghiệp, sự kiện… để tạo dấu ấn một cách đặc biệt và hiệu quả hơn cả.

• Những chiếc hashtag kỷ niệm thành lập công ty với nội dung ngắn gọn, hình ảnh bắt mắt ngay lập tức thu hút sự chú ý của các khách mời, đối tác, khách hàng tham dự sự kiện.
• Các hình ảnh nội dung bắt mắt nhanh chóng và dễ dàng được ghi nhớ
• Tạo hứng khởi để khách mời chụp hình, check in và ghi dấu ấn với sự kiện, tăng khả năng quảng bá thương hiệu
• Là phụ kiện hỗ trợ sự kiện diễn ra thêm vui tươi, sôi động hơn.

Vậy thì bạn đã chuẩn bị sẵn sàng các mẫu hashtag cầm tay kỷ niệm 10 năm thành lập công ty, kỷ niệm thành lập công ty thu hút, ấn tượng nhất hay chưa?

Khám phá trọn bộ hashtag công ty hay tại đây, hoặc gọi trực tiếp hotline: 0375.031.876  để được thiết kế – in hashtag kỷ niệm thành lập công ty đẹp – độc đáo – gắn với thương hiệu của bạn ngay nhé!

Tham khảo mẫu hashtag công ty đẹp mới nhất TẠI ĐÂY!