Cách tổ chức tiệc ra mắt sản phẩm ấn tượng & thành công nhất

Bạn đang chuẩn bị tổ chức tiệc ra mắt sản phẩm nhưng chưa biết nên bắt đầu từ đâu và tổ chức sự kiện như thế nào để đem lại ấn tượng tốt đẹp cho các đối tác, khách hàng và ra mắt sản phẩm một cách thành công nhất? Hãy cùng Hashtagcamtay xem ngay bí quyết để tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm ấn tượng và thành công phía dưới đây!

Ý nghĩa của lễ ra mắt sản phẩm

Ra mắt sản phẩm (product launch event) là buổi lễ giới thiệu, chính thức công khai cho một sản phẩm, thương hiệu mới ra đời hoặc hình thành để công chúng (đối tác, khách hàng…) có thể biết đến và tạo ra nhận thức riêng về sản phẩm, thương hiệu.

Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm là bước khởi đầu tiếp cận thị trường cho sản phẩm mới thông qua các hoạt động giới thiệu, quảng bá sản phẩm đến đối tác, khách hàng nhằm mang lại ấn tượng ban đầu tốt đẹp về sản phẩm, thương hiệu. Đồng thời còn kích thích người tiêu dùng lan truyền, tạo hiệu ứng truyền thông tốt cho sản phẩm, doanh nghiệp.

Tại sao nên tổ chức lễ ra mắt sản phẩm?

Tiệc ra mắt sản phẩm mang đến nhiều ý nghĩa lợi ích quan trọng bao gồm:

• Giới thiệu, quảng bá sản phẩm lần đầu đến công chúng: Tiệc ra mắt sản phẩm đánh dấu bước khởi đầu mới của một sản phẩm, một thương hiệu, giúp khách hàng ghi nhớ, nhận diện và phân biệt đường sản phẩm của thương hiệu.
• Mang lại trải nghiệm thực tế, khuyến khích khách hàng mua sản phẩm: Trong tiệc ra mắt sản phẩm các đối tác khách hàng sẽ có cơ hội trực tiếp trải nghiệm sản phẩm và có thể đánh giá khách quan nhất về sản phẩm, có cái nhìn trọn vẹn nhất và hiểu rõ về ưu điểm sự khác biệt của sản phẩm. Nhờ đó mà họ sẽ tin tưởng mua, sử dụng sản phẩm lâu dài ngay.
• Giúp lan truyền, quảng bá sản phẩm hiệu quả, tạo hiệu ứng truyền thông: Với một buổi tiệc ra mắt sản phẩm chỉn chu, chuyên nghiệp, hiệu ứng lan tỏa sẽ vô cùng tuyệt vời, đặc biệt là trên các trang mạng xã hội. Nhờ đó mà sản phẩm, thương hiệu được nhiều người biết đến hơn và nhận được sự quan tâm nhiều hơn.
• Doanh nghiệp cập nhật được những phản hồi chuẩn xác từ khách hàng trước khi chính thức bán sản phẩm ra thị trường. Thông qua hoạt động quan sát và dùng thử của những khách mời tham dự sự kiện doanh nghiệp sẽ cập nhật được những phản hồi về sản phẩm. Nhờ đó thấy được ưu điểm, nhược điểm của sản phẩm, tìm ra được điểm chưa phù hợp, chưa đáp ứng nhu cầu khách hàng để có thể lên kế hoạch sửa chữa, khắc phục phù hợp. Đảm bảo rằng sản phẩm đến tay người dùng luôn đạt chất lượng tốt nhất.
• Kết nối được những người tiêu dùng có chung thị hiếu về thói quen sử dụng sản phẩm. Sự kiện ra mắt sản phẩm giúp doanh nghiệp có thể tìm kiếm và xây dựng được tệp khách hàng có chung đam mê, sở thích từ đó lan tỏa và mở rộng thị phần một cách hiệu quả. Tiếp cận đến nguồn khách hàng tiềm năng và gia tăng hiệu quả kinh doanh.
• Khẳng định vị thế của sản phẩm, thương hiệu trên thị trường: Một sản phẩm được đầu tư ra mắt chuyên nghiệp như một lời thông báo, lời giới thiệu đến cộng đồng đến khách hàng có thể nhận diện thương hiệu một cách dễ dàng giữa hàng trăm các đối thủ cùng phân khúc.

Ý tưởng tổ chức lễ ra mắt sản phẩm ấn tượng và đáng nhớ

Tổ chức sự kiện ra mắt như thế nào cho thu hút và thành công? Trước hết chúng ta hãy bắt tay tìm kiếm ý tưởng tổ chức buổi tiệc phù hợp nhé!

Tùy vào đặc thù sản phẩm, dịch vụ mà các đơn vị doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong những hình thức, ý tưởng tổ chức tiệc ra mắt sản phẩm như:

Họp báo ra mắt sản phẩm – Press Conference

Họp báo là cách nhanh nhất để bạn có thể truyền tải thông điệp hình ảnh về sản phẩm dịch vụ đến các đối tác, khách hàng.

Sự kiện họp báo sẽ không thể thiếu được các bên truyền thông, vấn đề ở đây là bạn cần làm sao để đưa các thông tin, hình ảnh, thông điệp thu hút nhất về sản phẩm dịch vụ đến với các đối tượng.

Phải tạo được sự thu hút, tò mò thông qua những nội dung đầy đủ, ngắn gọn và nhắm đúng nhóm đối tượng khách hàng tiềm năng.

Lưu ý:

Họp báo ra mắt sản phẩm là phương án truyền thông khá tốn kém chi phí đặc biệt là nếu bạn muốn mời các cơ quan báo chí có tiếng, uy tín để đảm bảo các thông điệp về sản phẩm được lan tỏa rộng rãi nhất.

Event Launching – Tiệc ra mắt sản phẩm

Nếu như bạn đã làm tốt khâu truyền thông trên các mặt báo, trang mạng xã hội, các phương tiện thông tin, truyền thông, thì tiệc ra mắt sản phẩm – tiệc công bố sản phẩm có thể ngay lập tức được tổ chức.

Trong hoạt động này doanh nghiệp sẽ mời các bên báo chí, khách mời, khách hàng… tới tham dự sự kiện, trải nghiệm trực tiếp sản phẩm, có thể bổ sung thêm các hoạt động tiệc – trao quà – quay thưởng để tạo điểm nhấn và gây ấn tượng.

Lưu ý:

Chi phí cho sự kiện ra mắt sản phẩm cũng khá cao và yêu cầu một kế hoạch tổ chức chi tiết, rõ ràng hướng đến sản phẩm, dịch vụ.

Tổ chức roadshow ra mắt sản phẩm

Roadshow sẽ khác biệt với những loại hình tổ chức sự kiện khác bởi tính lưu động, thay đổi địa điểm liên tục tại các khu vực tập trung đông người.

Roadshow thường được tổ chức với đội hình nhiều người, với đồng phục đồng bộ mang dấu ấn của công ty, thương hiệu. Các nhóm sẽ điều khiển phương tiện giao thông chạy trên những tuyến đường phố đông đúc, hay khu trung tâm thương mại lớn. Mục đích là thu hút sự tò mò, đánh dấu hình ảnh công ty, doanh nghiệp trong tiềm thức người tiêu dùng về sản phẩm mới.

Lưu ý:

Nếu chưa từng thực hiện roadshow thì khâu kiểm soát, vận hành tổ chức cũng có thể gặp nhiều khó khăn. Do đó mà hầu hết các đơn vị đều chọn thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thay mình tổ chức roadshow hoàn hảo nhất.

Activation – phát mẫu dùng thử miễn phí

Activation là hoạt động hoạt náo gây chú ý đám đông, phát mẫu dùng thử miễn phí, mở các gian hàng để khách hàng trực tiếp trải nghiệm sản phẩm mới tại các địa điểm như trung tâm thương mại, chợ, cửa hàng tiêu dùng…

Đây là phương thức tiếp cận khách hàng khá bổ biến, chi phí rẻ và phù hợp với các sản phẩm mới, nhỏ đang trên đường phát triển.

Truyền thông ra mắt sản phẩm trên các nền tảng mạng xã hội

Thay vì những sự kiện lớn được tổ chức trực tiếp hiện nay các sự kiện ra mắt sản phẩm cũng có thể được tổ chức truyền tải thông qua kênh chính là các nền tảng xã hội. Thay vì đầu tư vào một sự kiện lớn, chúng ta có thể tổ chức các hoạt động livestream hoặc đẩy mạnh chi phí truyền thông quảng cáo trên báo đài, mạng xã hội nhằm tăng tỷ lệ tiếp cận với khách hàng tiềm năng.

• Tùy theo đặc điểm của sản phẩm dịch vụ mà chúng ta có thể lựa chọn một hoặc kết hợp nhiều phương thức ra mắt sản phẩm khác nhau để tiếp cận tối ưu với khách hàng tiềm năng của mình và gây ấn tượng tạo sự chú ý đến từ các khách hàng, đối tác trên nhiều nền tảng khác nhau.

Cách tổ chức tiệc ra mắt sản phẩm ấn tượng & thành công

Hướng dẫn lên KẾ HOẠCH tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm

Để chuẩn bị từ A – Z cho chương trình, sự kiện ra mắt sản phẩm chúng ta sẽ áp dụng quy trình sau:

GIAI ĐOẠN 1: CHUẨN BỊ

1. Tìm hiểu kỹ càng thông tin về sản phẩm – thương hiệu

Mục đích của sự kiện ra mắt sản phẩm là giới thiệu quảng bá sản phẩm mang lại đơn hàng, doanh thu cho doanh nghiệp.

Để làm được đó chính doanh nghiệp, đơn vị tổ chức tiệc ra mắt, những người trực tiếp tham gia tổ chức chương trình, chạy chương trình phải am hiểu về sản phẩm, dịch vụ thương hiệu bao gồm: Loại hình sản phẩm, ưu điểm, đặc điểm, thế mạnh, điểm yếu, sự tương đồng và khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh…

Làm sao truyền tải được thế mạnh, sự khác biệt của mình tạo dấu ấn, gây chú ý với khách hàng và thuyết phục được khách hàng tin tưởng, lựa chọn, tin dùng sản phẩm.

2. Xác định thời gian tổ chức sự kiện

Lựa chọn thời gian tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm để thu hút được nhiều người tham dự nhất. Nên ưu tiên tổ chức sự kiện vào những ngày cuối tuần và vào khung giờ 2 – 4h chiều.

3. Địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức tiệc ra mắt phải được chú trọng, đầu tư bởi nó cũng phần nào thể hiện hình ảnh, bộ mặt thương hiệu và quy mô doanh nghiệp.

Nên ưu tiện chọn những nơi rộng rãi, thoáng mát, giao thông tiện tiện và đặc biệt là tạo được sự hào hứng, ấn tượng cho khách mời.

Lưu ý:

Không gian tổ chức sự kiện ra mắt cũng nên phù hợp với loại hình sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp sẽ tung ra thị trường.

4. Xác định đối tượng khách mời tham dự sự kiện

Tùy theo đặc điểm sự kiện ra mắt sản phẩm, sản phẩm chính, nội dung, ý tưởng tổ chức sự kiện mà đối tượng tham dự sự kiện ra mắt sẽ khác biệt.

Bạn cần lên kế hoạch khách mời cụ thể bao gồm:

• Các nhóm khách mời chính
• Số lượng khách mời

Để tiện cho chuẩn bị thiệp mời, lời mời, lên kế hoạch đặt tiệc, kế hoạch đón tiếp.

5. Lên ý tưởng tổ chức lễ ra mắt sản phẩm

Ý tưởng – nội dung chính là yếu tố quan trọng nhất để doanh nghiệp tạo dấu ấn với đối tác, khách hàng. Một buổi lễ có ý tưởng hay, thu hút từ nội dung cho đến hình ảnh – khâu trang trí… sẽ gây ấn tượng mạnh và ghi dấu ấn rõ rét với các đối tác, khách mời tham dự sự kiện.

Lưu ý:

Ý tưởng ra mắt sản phẩm phải “lấy sản phẩm làm trung tâm” – cái chúng ta hướng tới là giới thiệu, quảng bá, ghi dấu ấn cho sản phẩm và tạo ra doanh thu.

6. Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Kinh phí tổ chức tiệc ra mắt sản phẩm cần dựa vào quy mô và nội dung, ý tưởng tổ chức sự kiện. Bạn cần phải có sự tính toán kỹ lưỡng và phân bổ chi phí cho từng hạng mục một cách hợp lý, tránh lãng phí và phát sinh các khoản không cần thiết.

Thông thường các khoản chi phí chính để tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm bao gồm:

• Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện
• Chi phí thuê thiết bị sự kiện
• Chi phí trang trí sự kiện
• Chi phí cho tiệc ăn uống (nếu có)

Tốt hơn hết công ty nên xác định được mức ngân sách lớn nhất và nhỏ nhất cho sự kiện để đội ngũ tổ chức cân đối, tính toán và phân bổ ngân sách cho hợp lý.

GIAI ĐOẠN 2: LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

7. Lên kế hoạch tổ chức lễ ra mắt sản phẩm

Sau khi chúng ta đã có ý tưởng, chủ đề và trọn bộ các yếu tố cần thiết địa điểm – thời gian tổ chức… Thì doanh nghiệp cần bắt tay vào lên kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết: Sự kiện sẽ được tổ chức như thế nào? Với những nội dung hoạt động chính nào? Đối tượng khách mời ra sao?…

Một kế hoạch tổ chức lễ ra mắt sản phẩm càng chi tiết thì càng đảm bảo chương trình diễn ra mượt mà, thành công và tránh được những phát sinh không đáng có.

Kế hoạch tổ chức sự kiện bao gồm các nội dung chính sau:

• Thiết kế, in ấn các ấn phẩm cần thiết cho sự kiện: Poster, banner, standee, backdrop, hashtag ra mắt sản phẩm…
• Chạy quảng cáo, PR trước sự kiện: Giới thiệu về sự kiện tạo sự thu hút ban đầu với các khách hàng tiềm năng.
• Lên kịch bản tổ chức sự kiện chi tiết
• Dàn dựng các tiết mục: hình ảnh, video… về sản phẩm, dịch vụ
• Lên kế hoạch thiết bị sự kiện: âm thanh, ánh sáng, bàn ghế sự kiện…
• Lựa chọn nhân sự: Đội ngũ MC, PG, hậu cần, lễ tân, đội chạy chương trình, giám sát…
• Đơn vị truyền thông sự kiện
• Xây dựng chiến lược truyền thông
• Trang trí sự kiện: Tiến hành trang trí, dàn dựng không gian tổ chức sự kiện, bố trí các khu vực, các thiết bị tổ chức sự kiện…
• Tổng duyệt, kiểm tra và chạy thử chương trình

GIAI ĐOẠN 3: TRUYỀN THÔNG SẢN PHẨM – SỰ KIỆN

8. Tiến hành công tác truyền thông

Công tác truyền thông sẽ được thực hiện các trước và sau khi tổ chức tiệc ra mắt sản phẩm.

• Trước sự kiện ra mắt: Tập trung truyền thông về sự kiện thu hút sự quan tâm và sự tham gia từ khách mời, các khách hàng…
• Sau sự kiện ra mắt: Truyền thông mạnh về sự kiện và hiệu quả, sự thành công của chương trình – về sản phẩm dịch vụ để gây ấn tượng tăng khả năng ghi nhớ và khẳng định giá trị doanh nghiệp trên thị trường.

9. Xây dựng hệ thống tiếp thị Remarketing

Một sự kiện ra mắt sản phẩm mới có thành công đến đâu cũng không đảm bảo 100% khách hàng tiềm năng sẽ mua hàng. Do đó chúng ta cần tiếp tục khâu tiếp thị để một lần nữa đưa sản phẩm dịch vụ đến với các khách hàng tiềm năng. Để khi họ có nhu cầu là xuất hiện sản phẩm của doanh nghiệp ngay.

Bên cạnh đó chúng ta còn tập trung vào khâu chăm sóc khách hàng, nhận phản hồi, thu thập dữ liệu để doanh nghiệp có thể đưa ra phương án marketing khác phù hợp hơn.

Hướng dẫn lên KỊCH BẢN tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm

Kịch bản tổ chức sự kiện là bản diễn tả chi tiết, sắp xếp các đầu mục công việc và hoạt động chi tiết của từng đầu mục. Kịch bản sự kiện cũng là toàn bộ những nội dung sẽ diễn ra xuyên suốt từ phần mở đầu cho đến kết thúc buổi tiệc.

Để sự kiện ra mắt sản phẩm diễn ra thành công suôn sẻ nhất, dưới đây Hashtagcamtay sẽ hướng dẫn bạn lên một kịch bản sự kiện đầy đủ và thu hút nhé!

1. Đón tiếp khách mời

• Đại diện công ty tiếp đón các cán bộ cấp cao của công ty
• Đón tiếp các khách mời, đối tác đặc biệt tham dự buổi tiệc

Lưu ý:

• Với tiệc lớn cần có PG, lễ tân đón tiếp dẫn khách về ghế ngồi
• Nếu có khách mời cao cấp, ban tổ chức nên dành một khu vực riêng cho khách VIP và một khu vực riêng cho báo chí truyền thông

2. Biểu diễn nghệ thuật

Chạy tiết mục mở màn.

Lưu ý:

Tiết mục mở màn sẽ đánh giá cảm xúc của khách hàng trong buổi lễ ra mắt do đó bạn cần chuẩn bị một tiết mục có nội dung đặc biệt, gây ấn tượng và thu hút được các khách mời, khách hàng và tạo được sự tò mò về sản phẩm mới trong lòng các khách tham dự sự kiện.

3. Giới thiệu về sản phẩm

Để tạo được uy tín, sự tin tưởng của khách hàng về sản phẩm, thương hiệu doanh nghiệp cần phải giới thiệu chi tiết về quy trình sản xuất của sản phẩm. Việc này cũng đảm bảo tính minh bạch, giúp khách hàng có thông tin bước đầu và có sự tín nhiệm với chất lượng sản phẩm giúp khách hàng an tâm khi sử dụng.

4. Nghi thức ra mắt sản phẩm mới

Nghi thức ra mắt sản phẩm sẽ là hoạt động chính của sự kiện, do đó cần phải đầu tư chỉn chu vào khâu này. Một nghi thức long trọng sẽ tạo sự chú ý về sản phẩm mới, gây hiệu ứng truyền thông mạnh và khẳng định vị thế của doanh nghiệp.

5. Trải nghiệm sản phẩm

Hoạt động trải nghiệm sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng, để chính các khách mời, khách hàng có thể đánh giá khách quan nhất về sản phẩm. Giúp khách hàng tiếp cận sản phẩm trực tiếp và tự nhiên nhất để có cái nhìn khách quan, thực tế và sẵn sàng mua, sử dụng ngay nếu chúng đáp ứng với mong muốn của người dùng.

6. Kết thúc chương trình & tặng quà cho khách mời

Đại diện doanh nghiệp gửi lời cảm ơn đến các đối tác, khách hàng, đội ngũ phóng viên, báo chí… đã đến tham dự sự kiện. Phát biểu kết thúc chương trình, mong muốn mang lại trải nghiệm tốt nhất, tuyệt vời nhất đến người tiêu dùng.

Chuẩn bị các phần quà tặng cho khách mời, gửi lời cảm ơn, giải đáp thắc mắc từ khách hàng, các bên đối tác, truyền thông báo chí, khẳng định giá trị, chất lượng sản phẩm dịch vụ thương hiệu mà công ty đã đưa ra.

Lưu ý:

Tùy theo đặc điểm, nội dung, chủ đề của sản phẩm, dịch vụ cũng như quy mô doanh nghiệp mà chúng ta sẽ áp dụng ý tưởng tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm khác nhau và tiến hành lên kịch bản chi tiết hợp lý nhất.

Trên đây Hashtagcamtay đã chia sẻ cùng bạn chi tiết hơn về sự kiện ra mắt một sản phẩm. Nên bắt đầu từ đâu, lên ý tưởng và tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm cho cho thành công, ấn tượng và thu hút nhất.

Nếu như bạn đã sẵn sàng để tổ chức sự kiện nhưng còn thiếu khâu set up, trang trí… Hãy liên hệ ngay Hashtagcamtay để chúng tôi hỗ trợ thiết kế – in ấn ấn phẩm ra mắt sản phẩm đẹp, chuyên nghiệp, ấn tượng nhất.

Thiết kế in ấn ấn phẩm ra mặt sự kiện chuyên nghiệp

Hashtagcamtay nhận thiết kế in ấn đa dạng sản phẩm gồm:

• Backdrop tiệc ra mắt sản phẩm
• In standee, khay sample
• In poster, banner
• In thiệp mời tiệc ra mắt
• In ấn hashtag cầm tay ra mắt sản phẩm

Nhận in ấn mọi ấn phẩm liên quan đến tổ chức tiệc, sự kiện… Giúp các đơn vị doanh nghiệp có thể sở hữu các ấn phẩm đẹp, chuyên nghiệp, nổi bật góp phần tạo nên thành công cho buổi tiệc.

In ấn phẩm sự kiện uy tín – chất lượng – giá rẻ – lấy ngay tại Hà Nội và TPHCM gọi ngay hotline/ZALO: 0375.031.876  để đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi tư vấn, hỗ trợ nhanh.

Tham khảo mẫu hashtag sự kiện đẹp mới nhất TẠI ĐÂY!