Cách lên ý tưởng, kịch bản tổ chức sinh nhật công ty thành công nhất

Bạn được giao nhiệm vụ tổ chức sinh nhật công ty sắp tới nhưng chưa biết nên bắt đầu từ đâu và lên ý tưởng tổ chức buổi tiệc như thế nào cho thành công và ý nghĩa nhất? Ngay sau đây Hashtagcamtay sẽ chia sẻ đến bạn TOP những ý tưởng tổ chức sinh nhật công ty hay và hướng dẫn quy trình lên ý tưởng tổ chức buổi tiệc trọn gói, thành công!

Ý nghĩa của tổ chức tiệc sinh nhật công ty

Tổ chức sinh nhật công ty là một trong những dịp đặc biệt và có ý nghĩa quan trọng với doanh nghiệp để:

• Cùng nhìn lại chặng đường hình thành và phát triển của doanh nghiệp: Giúp toàn bộ các thành viên của công ty có thể nhìn lại và ghi nhớ những thành tựu, cột mốc đáng nhớ sau 1 năm vừa qua. Và định hướng mục tiêu phía trước.
• Gắn bó các thành viên trong công ty: Tổ chức buổi sinh nhật công ty còn là cơ hội để các thành viên thêm gắn bó, thấu hiểu nhau và đoàn kết hơn trong công việc, cuộc sống.
• Tri ân khách hàng và khen thưởng nhân viên: Buổi tiệc sinh nhật công ty cũng có thể kết hợp với hoạt động tri ân khách hàng và khen thưởng tôn vinh nhân viên, tập thể, cá nhân đã hoàn thành vượt bậc công việc, nhiệm vụ của mình.
• Quảng bá hình ảnh công ty: Tổ chức sinh nhật cho công ty cũng là một phương thức truyền thông quảng bá thương hiệu, khẳng định sức mạnh công ty và cho khách hàng và những nhân viên tương lai thấy được những thế mạnh và lợi ích khi tham dự và lựa chọn thương hiệu của bạn.

Cách lên kế hoạch tổ chức sinh nhật công ty trọn gói

Để lên kế hoạch tổ chức sinh nhật công ty thành công và đáng nhớ nhất chúng ta sẽ thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu và tệp khách mời của buổi tiệc

Đầu tiên bạn cần xác định mục tiêu tổ chức sự kiện cũng như các khách mời, đối tượng khách mời để lựa chọn ý tưởng, lên ý tưởng tổ chức phù hợp nhất.

Hãy đảm bảo buổi tiệc trú trọng vào khách mời đặt đối tượng khách mời chính lên hàng đầu để thể hiện được sự quan tâm, tôn trọng của công ty đối với khách mời chính của buổi tiệc.

Ví dụ:

• Tiệc sinh nhật nội bộ đối tượng tham dự chính là tập thể nhân viên công ty: Cần có một kế hoạch rõ ràng từ việc gửi thiệp mời, cho đến nội dung buổi tiệc.
• Tiệc nội bộ kết hợp tri ân khách hàng: Đảm bảo cả đội ngũ nhân viên và đối tác khách hàng được đối xử công bằng và được quan tâm tốt nhất.

Bước 2: Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Sau khi đã có kế hoạch khách mời, số lượng khách mời và mục tiêu sự kiện. Tiếp theo chúng ta cần dự trù kinh phí tổ chức sự kiện.

Công ty dành ngân sách tổ chức sự kiện như thế nào? Tiếp theo tiến hành tính toán phân bổ, cân đối thu chi cho từng hạng mục và tránh tối đa các khoản phát sinh.

Thực tế thì rất khó để đảm bảo ngân sách tổ chức sinh nhật công ty đúng với dự toán điều chúng ta cần làm là đảm bảo toàn bộ chi phí gần đúng nhân với ngân sách được đưa ra. Hoặc tốt hơn hết bạn có thể thuê một đơn vị thay mình tổ chức sự kiện trọn gói.

Bước 3: Lên ý tưởng và chủ đề sự kiện

Mỗi buổi tiệc sự kiện cần có một chủ đề xuyên suốt để làm nổi bật được nội dung, ý tưởng, hình ảnh của buổi tiệc. Một ý tưởng hay, chủ đề nổi bật sẽ giúp buổi tiệc sinh nhật công ty trở nên hấp dẫn, độc đáo và chuyên nghiệp hơn. Thêm vào đó việc xác định rõ ràng ý tưởng, chủ đề cho sự kiện cũng giúp khâu trang trí, thiết kế thêm đơn giản, dễ dàng.

Bước 4: Xác định thời gian, địa điểm tổ chức sinh nhật công ty

Thời gian địa điểm tổ chức cần đảm bảo thuận lợi để tất cả các nhân viên công ty cho đến khách mời có thể có mặt đầy đủ.

Thời gian tổ chức sự kiện:

• Hạn chế các ngày đi làm vì có thể khiến các khách mời khó khăn trong việc bố trí thời gian hoặc phải tham gia sớm hoặc về sớm không thể đi xuyên suốt sự kiện.
• Tổ chức vào buổi tối sau khi nhân viên đi làm vì không nhất thiết tổ chức đúng ngày sinh nhật công ty để lựa chọn được thời điểm thích hợp nhất.

Địa điểm tổ chức sự kiện:

Lưu ý: Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện có thể là một trong những khoản chi phí lớn nhất khi tổ chức buổi tiệc sinh nhật công ty.

Tùy theo ý tưởng tổ chức sự kiện mà chúng ta sẽ lựa chọn địa điểm phù hợp. Đối với địa điểm tổ chức tiệc sinh nhật công ty bạn nên cân nhắc đến các tiêu chí sau:

• Không gian rộng rãi, thoáng mát
• Chi phí thuê địa điểm hợp lý
• Vị trí không cách quá xa trung tâm, giao thông đi lại thuận tiện và dễ dàng đậu, đỗ, gửi xe
• Nhân sự thiết bị đi kèm đảm bảo chất lượng: Đội ngũ nhân sự có kinh nghiệm, các thiết bị đi kèm sự kiện, phụ kiện trang trí, bàn ghế… đẹp đảm bảo thẩm mỹ.

Bước 5: Lên kịch bản tổ chức sự kiện

Để sinh nhật công ty thành công và được diễn ra một cách mượt mà thì bạn cần chuẩn bị một kịch bản sự kiện chi tiết.

Kịch bản sự kiện sẽ bao gồm tất cả các chi tiết, nội dung của buổi tiệc bao gồm: Khai mạc, chào mừng, cảm ơn, khen thường… trò chơi, lời cảm ơn và kết thúc chương trình. Tất cả các nội dung mà MC, người dẫn chương trình sẽ nói, giới thiệu, dẫn dắt đều phải có trong kịch bản tổ chức sự kiện.

Để lên kịch bản tổ chức sinh nhật công ty bạn có thể lựa chọn 1 trong 2 phương án sau:

• Nhân viên công ty phụ trách viết kịch bản và tổ chức sự kiện: Bạn cần giao nhiệm vụ cho một nhân viên có kinh nghiệm, tính sáng tạo để lên nội dung đảm bảo đầy đủ, hấp dẫn.
• Thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hỗ trợ: Phương án này giúp  bạn có một kịch bản chuyên nghiệp và hấp dẫn hơn. Và không gây áp lực lên nhân viên công ty, giúp nhân viên công ty có thể thoải mái hết mình cho buổi tiệc.

Bước 6: Triển khai và tổ chức tiệc sinh nhật công ty

Sau khi đã có kế hoạch rõ ràng, chi tiết chúng ta có thể triển khai tổ chức sự kiện theo kế hoạch theo quy trình sau:

Chuẩn bị và dàn dựng:

• Làm banner, standee, backdrop, trình chiếu, văn bản – hình ảnh phát cho khách mời…
• Trang phục
• Quà tặng
• Gửi thiệp mời và đăng thông báo
• Thuê thiết bị hỗ trợ: âm thanh, áng sáng, loa đài, bàn ghế…
• Thuế MC, PG
• Thuê đội múa, biểu diễn văn nghệ
• Hoàn tất các thủ tục cần thiết

Trang trí sự kiện:

Trang trí, dàn dựng không gian tổ chức sự kiện, bố trí các khu vực, các thiết bị tổ chức sự kiện…

Kiểm tra và chạy thử:

Trưởng bộ phận điều phối và kiểm soát nhân viên dựa trên nhiệm vụ đã phân chia để chạy thử chương trình. Kiểm tra checklist, timeline chương trình, chạy thử thiết bị… nếu có lỗi phải tập trung giải quyết nhanh chóng.

Tổ chức sự kiện:

Tổ chức và chạy chương trình theo kịch bản sự kiện đã có.

Bước 7: Kết thúc chương trình

Sau khi kết thúc chương trình nếu tự tổ chức các bộ phận liên quan cần tiến hành thu gom vật dụng, xử lý các thiết bị đã thuê bàn giao thiết bị.

Bước 8: Báo cáo và rút kinh nghiệm

Sau khi hoàn thiện chương trình, các bộ phận cần tổng kết báo cáo mức độ hoàn thành công việc trong sự kiện để đúc rút kinh nghiệm và hoàn thiện quy trình tổ chức các sự kiện sau càng chuyên nghiệp và thành công hơn.

3 Ý tưởng tổ chức sinh nhật công ty hấp dẫn nhất

Bạn vẫn đang gặp khó khăn trong việc lên ý tưởng tổ chức sinh nhật công ty? Ngay sau đây Hashtagcamtay sẽ gợi ý bạn 3 ý tưởng để tổ chức tiệc sinh nhật công ty hấp dẫn nhất và ý nghĩa nhất nhé!

1. Tổ chức sinh nhật công ty kiểu truyền thống

Tiệc sinh nhật công ty kiểu truyền thống nghĩa là chúng ta sẽ tập trung vào lịch sử hình thành và phát triển của công ty và tổ chức một buổi tiệc đơn giản, tinh tế.

Với ý tưởng này thì việc tổ chức sự kiện sẽ đơn giản và tiết kiệm kinh phí tối ưu, các hoạt động, kịch bản cũng đơn giản thường kết hợp với tiệc ăn uống và diễn ra song song với các chương trình giao lưu văn nghệ của công ty.

2. Tổ chức sinh nhật công ty kiểu Gala Dinner

Tiệc sinh nhật theo kiểu Gala Dinner là bữa tiệc tối kết hợp với tổ chức sinh nhật công ty. Trong buổi tiệc công ty thường kết hợp với hoạt động tri ân khách hàng và khen thưởng nhân viên. Bên cạnh đó là hoạt động văn nghệ cây nhà lá vườn vui tươi, đặc sắc giúp mọi người có thể thoải mái, vui vẻ hơn cả.

3. Tổ chức sinh nhật công ty kiểu Team Building

Buổi sinh nhật công ty có thẻ kết hợp với hoạt động teambuilding để đem lại không khí thoải mái nhất cho toàn bộ nhân viên công ty.

Team buildling là hoạt động mang tính gắn kết mạnh mẽ, một bữa tiệc hoành tráng kết hợp nghỉ ngơi, giải trí cho toàn bộ nhân viên.

Hướng dẫn lên kịch bản tổ chức sinh nhật công ty

Kịch bản là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của buổi tiệc sinh nhật công ty đảm bảo buổi tiệc diễn ra mượt mà, thuận lợi không bỏ sót bất kỳ hoạt động nào.

Vậy lên kịch bản tổ chức sinh nhật công ty như thế nào? Ngay sau đây chúng ta cũng tìm hiểu thêm về một kịch bản tổ chức sinh nhật công ty chi tiết nhé!

Lưu ý: Tùy theo đặc điểm của từng công ty, chủ đề từng sự kiện mà kịch bản sẽ được biến tấu cho phù hợp.

Kịch bản sự kiện sẽ bao gồm trọn bộ nội dung sự kiện từ khâu tiếp đón khách cho đến kết thúc sự kiện như sau:

1. Tiếp đón khách

• Đại diện công ty tiếp đón các cán bộ cấp cao của công ty
• Đón tiếp các khách mời, đối tác đặc biệt tham dự buổi tiệc
• Công nhân viên ổn định vị trí chụp hình check in

Có thể bổ sung hoạt động bốc thăm may mắn: Lễ tân cung cấp số may mắn ngay tại lối vào cho từng khách mời, thành viên tham gia sự kiện và giải thích về phiếu bốc thăm, con số may mắn, phần thưởng.

2. Chuẩn bị bắt đầu sự kiện

• MC thu hút sự chú ý của CNV, kêu gọi khách mời ổn định chỗ ngồi chuẩn bị cho buổi tiệc được diễn ra.
• Nêu lý do tổ chức chương trình và tuyên bố bắt đầu buổi tiệc

3. Phát biểu khai mạc chương trình

• Đại diện công ty lên phát biểu và gửi lời chúc mừng đến Cán bộ nhân viên công ty và dành lời ngỏ cho 1 năm sắp tới.
• MC cảm ơn đại diện công ty và đề nghị vỗ tay chúc mừng hưởng ứng cho lời ngỏ của đại diện công ty.

4. Tổng kết hoạt động của công ty

Đại biểu lên sân khấu phát biểu tổng kết sau một năm và định hướng hoạt động cho năm tới, mong muốn toàn bộ CBCNV và BGĐ đưa công ty phát triển bền vững và mạnh mẽ.

Trao thường vinh danh nhân viên xuất sắc trong năm

Gửi lời cảm ơn tới đối tác khách hàng luôn ủng hộ công ty

5. Khai tiệc

• Đại diện ban lãnh đạo công ty mở rượu khai tiệc
• Mọi người giao lưu ăn uống
• Các bộ phận phục vụ phối hợp đảm bảo đúng với timeline

6. Tổ chức Mini game trò chơi

• MC dẫn chuyển qua phần minigame
• MC giải thích về trò chơi và đề nghị các khách mời cùng CBCNV cùng tham gia
• Khách mời tham gia giao lưu và nhận thưởng

7. Biểu diễn văn nghệ

Trình diễn các tiết mục văn nghệ đã chuẩn bị

8. Tổ chức bốc thăm trúng thưởng

• MC giải thích lại về số phiếu mà CBCNV đã có từ đầu chương trình
• MC hoặc đại diện công ty (khách mời) tiến hành bốc thăm đọc giải thường và mời người có phiếu tương tự lên nhận quà.
• MC mời 01 đại diện lên trao quà cho chương trình bốc thăm
• Hậu cần bê quà lên sân khấu cho đại diện trao quà

9. Bế mạc và kết thúc chương trình

• MC tuyên bố kết thúc chương trình, gửi lời cảm ơn sự có mặt của các thành phần tham dự.
• Đại diện công ty lên phát biểu cảm ơn, và tuyên bố kết thúc chương trình.

Trên đây Hashtagcamtay đã chia sẻ đến bạn một kịch bản cơ bản để tổ chức tiệc sinh nhật công ty. Khi tổ chức, chạy chương trình bạn sẽ bổ sung nội dung chi tiết hơn cho kịch bản để có thể chạy chương trình, tổ chức chương trình một cách mượt mà và thành công nhất.

Đừng quên bổ sung thêm hashtag công ty hay, ấn tượng để làm nổi bật và ghi dấu ấn cho buổi tiệc bạn nhé.